Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Scouting Someren verwerkt de persoonsgegevens van haar leden. Via deze pagina wordt u op een duidelijke en transparante wijze geïnformeerd over de wijze waarop we bij Scouting Someren met privacy omgaan. Daarnaast heeft Scouting Nederland een Privacystatement. Deze is op de website van Scouting Nederland te raadplegen.

Via de digitale nieuwsbrief worden leden en ouders op de hoogte gesteld over het bestaan van dit privacybeleid. Altijd staat er een verwijzing in de voettekst van de nieuwsbrief en eens per jaar wordt dit actief via een nieuwsitem in de nieuwsbrief kenbaar gemaakt.

Inschrijformulieren

Bij het aanmelden krijgen een nieuwe leden een inschrijfformulier waarop de persoonsgegevens moeten worden ingevuld. De informatie op dit formulier wordt door de penningmeester ingevoerd in Scouts Online, het administratieve systeem van Scouting Nederland.

Bestuur en leiding hebben toegang tot de digitale gegevens in Scouts Online. De exacte toegangsrechten zijn functie- en/of persoonsgebonden. Elk lid heeft sowieso toegang tot zijn of haar eigen persoonsgegevens via Scouts Online.

De papieren versie van de inschrijfformulieren wordt fysiek bij één van de bestuursleden bewaard. Na afmelding van een lid wordt deze papieren versie vernietigd. De informatie op Scouts Online blijft raadpleegbaar onder de groep ‘oud leden’.

Persoonsgegevens worden nooit bewaard of gepubliceerd op de website van Scouting Someren. Er worden geen persoonsgegevens buiten onze scoutingorganisatie verwerkt.

Kampformulieren

De deelnemers aan het zomerkamp leveren voorafgaand een kampformulier in met persoonlijke gegevens. Eventuele wijzigingen in de persoonsgegevens worden verwerkt in Scouts Online zodat deze actueel blijft. De kampformulieren worden meegenomen op het zomerkamp zodat ze makkelijk te raadplegen zijn. Na afloop van het zomerkamp worden deze kampformulieren vernietigd.

E-mailadressen

De e-mailadressen van leden worden voor de volgende activiteiten gebruikt:

Informeren van de leden over speltak-specifieke zaken door het leidingteam.
Informeren van de leden over groepsbrede activiteiten zoals de potgrondactie.
Versturen van de groepsbrede digitale nieuwsbrief. Deze is voorzien van een opt-out zodat leden en/of ouders zich kunnen afmelden.

Overige gegevens

Speltakken mogen beschikken over een hardcopy van de noodzakelijke ledeninformatie zodat ze tijdens de speltakbijeenkomsten snel bij de juiste informatie kunnen.
De postadressen van de leden worden gebruikt om het groepsblad ‘Het Sprokkeltje’ van een adreslabel te voorzien.
De bankrekeningnummers worden gebruikt om via automatische incasso de contributie te innen. Machtigingen hiervoor worden gegeven via het inschrijfformulier.
Telefoonnummers kunnen worden gebruikt om leden en/of ouders toe te voegen aan Whatsapp-groepen voor specifieke doeleinden. Leden en/of ouders zijn vrij om zich hiervoor af te melden.
Tijdens de scoutingactiviteiten kunnen foto’s worden gemaakt. Deze worden gebruikt voor communicatiedoeleinden via social media zoals Facebook en Instagram. Op het inschrijfformulier kunnen leden en ouders aangeven of ze hier bezwaar tegen hebben. Kampfoto’s kunnen via een afgeschermd gedeelte van de website worden bekeken. Elk lid heeft hiervoor een eigen persoonlijke inlogcode.

Scouting Someren, 4 maart 2018